Tel: (030) 268 06 61 | info@deinformatiegroep.nl | ||
 |  | |
Centrale verwerking versus Decentrale verwerking
De uitdaging Onze klant is een grote intermediair die via een landelijke kantorenketen verzekeringsproducten aan zowel particuliere als zakelijke klanten verkoopt. De klant heeft verschillende regionale vestigingen en daarnaast een centraal service centrum waar activiteiten ondergebracht zijn die locatie onafhankelijk zijn zoals postverwerking, prolongatie, provinciale boekingen, rekening-courant, debiteurenbeheer e.d. Onze klant wil inzicht in de optimale procesgang voor het verwerken van boekingstukken voor provinciale verzekeringen. In de huidige situatie wordt de invoer en controle van de financiële gegevens voor het verwerken van boekingstukken voor provinciale verzekeringen centraal verricht en daarna vindt er een verzekeringsinhoudelijke verwerkingsslag in de kantoren plaats. Voordeel van deze tweedeling in de manier van verwerken is dat het rekening courant met de verschillende verzekeraars goed onder controle is. Nadeel is dat er sprake is van dubbele werkzaamheden met bijbehorende extra kosten en afhandeltijd. De directie wil een beslissing nemen over de optimale werkwijze voor het verwerken van boekingstukken voor provinciale verzekeringen. Uitgangspunt hierbij is dat de handelingen op één plek plaatsvinden (in het service centrum of in de kantoren). De Informatiegroep werkt hiervoor twee modellen uit:
De volgende punten dienen hierbij in overweging genomen te worden;
De aanpak Om een gefundeerde beslissing te nemen over het verwerken van boekingen wil het intermediair de kosten van de huidige situatie afzetten tegen de kosten van het centrale- en het decentrale model. Hiervoor is een uitgebreide business case gewenst De Informatiegroep is gestart met diepte-interviews. Tijdens de interviews is gesproken over de huidige situatie, de voordelen de nadelen en de bestaande knelpunten. Daarna is er inhoudelijk gesproken over het centrale- en het decentralemodel voor het verwerken van boekingen. Om een goed beeld te krijgen van de huidige kosten per polis heeft de Informatiegroep een procesanalyse uitgevoerd en deze verwerkt tot overzichtelijke procesflows inclusief doorloop- en afhandeltijden. Dit is de basis voor de business case en de uitwerking van de twee modellen. Door middel van workshops met diverse personen is vervolgens het proces voor zowel het centrale als het decentrale model uitgewerkt inclusief de afhandel en doorlooptijden. Op basis van de twee processen zijn de voor en nadelen van ieder model besproken op het gebied van kosten, kwaliteit naar de klant en beheersing van het rekening-courant. De nadelige effecten van beide modellen zijn meegewogen in de business case, bijvoorbeeld door extra kosten op te nemen voor foutherstel. Van zowel het centrale als het decentrale model is een uitgebreide business case opgesteld en deze is terug gebracht naar een overzichtelijke conclusie. Onderstaande case is op basis van fictieve getallen.
Resultaat
Het resultaat van onze opdracht is dat de klant een gefundeerde keuze kan maken voor centrale of decentrale verwerking van provinciale boekingen. Het intermediair kan tot 25% besparen indien voor het centrale model gekozen wordt en tot 15% indien voor het decentrale model gekozen wordt. De Informatiegroep heeft zowel de totale kosten per model in kaart gebracht alsmede de kosten per polis. | ||
